(Des)Organização nas PME´s

A Sua empresa é organizada?

Maioritariamente a nível de PME´s esta questão torna-se mais pertinente, ou pela rigidez dos administradores/sócios, ou pelo curto “staff” disponível e em que cada vez mais uma única pessoa desempenha várias funções, descurando a qualidade de cada uma não só por falta de tempo suficiente para a concluir como também muitas vezes por falta de formação adequada a todas as tarefas.

A organização é chave de Sucesso. Tentarei enumerar algumas (básicas) sugestões para ajudar no problema da não organização nas pequenas e médias empresas

Nas pequenas e médias empresas a gestão é maioritariamente feita de práticas diárias, repetições de processos, tendência para facilitar e minimizar a importância das tarefas, e o erro de fazer certas coisas em vez das coisas certas.

Como suprimir a má organização?

1 – Organigrama

A existência de  um Organigrama é indispensável para qualquer empresa, por mais pequena que seja. O organigrama é mais que uma proporção hierárquica.

O organigrama vai ajudar a definir e a entender como está organizada a empresa e/ou organização, quais as funções de cada colaborador e suas responsabilidades, o inicio e o fim destas.

2 – Gestão de tempo

Dentro das organizações deverá existir a correta gestão do tempo dos colaboradores de todos os sectores. A implementação de chek-list de tarefas diárias por colaborador e/ou um documento de regras e procedimentos internos, com explicações exatas sobre funções, responsabilidades, e tempos de execução.

3- Aplicações de Informática

As aplicações informáticas são ótimos recursos de organização quando utilizados da forma correta! Evite o erro de investir em aplicações sem antes efetuarem um estudo prévio de todas os benefícios que aplicação pode trazer para a organização.

Questões como: Quais são as reais necessidades da empresa, o que é que realmente a empresa precisa?

• é apenas Software de Faturação? ou
• Software de gestão de contas correntes?
• Gestão de stocks?
• Recursos Humanos?
• Quais são as aplicações existentes no mercado que satisfazem as necessidades da empresa?
• Qual o valor de investimento?

Sem resposta a estas questões é arriscado avançar para investimentos, evite o erro de adquirir um programa que faz mil e uma coisas, mas ninguém utiliza.

Outro fator importante no momento de investimentos em meios informáticos é a formação das pessoas (o ativo mais importante de cada empresa), é fundamental os futuros utilizadores obterem formação específica sobre a nova ferramenta de trabalho.

4 – Plano de Acão

O Plano de Acão para a concretização de objetivos – O que se vê principalmente nas micro empresas, é o pequeno empresário/gerente ser o motor principal para a existência da empresa, mas comete o maior dos erros, que é: Tem toda a estratégia na sua cabeça., por vezes “com navegação à vista”

A estratégia da empresa deve ser do conhecimento geral, pelo menos dos internos, dos colaboradores, só assim é possível toda a equipa trabalhar no objetivo comum.

Toda a equipa deve ser conhecedora da estratégia e do plano de ação que serve de base à concretização dos diversos objetivos da empresa.

A motivação dos colaboradores deve fazer parte de qualquer estratégia empresarial, seja mais salário, reconhecimento na carreira, benefícios sociais, flexibilidade.

Se identifica problemas de má ou não organização na sua empresa, implemente um plano de ação. Comece por identificar as áreas que precisam do tratamento, quais são as correções a fazer, qual o tempo necessário para a implementação de medidas corretivas e o tempo de execução.